De la planificare la emoție: cum s-a schimbat modul în care companiile construiesc evenimentele

Foto: Andreea Tudorache, Senior BTL Manager, The M Works

De fiecare dată când spun că lucrez în organizarea de evenimente, una dintre primele întrebări pe care le primesc este: „Ce fel de evenimente? Corporate? Pentru angajați? Pentru clienți? Mari sau mici?”. La The M Works, am învățat să răspund altfel la întrebarea asta.

Dacă ar fi să aleg cea mai importantă lecție pe care am învățat-o, ar fi aceasta: nu există evenimente mai importante și evenimente mai puțin importante. Există doar momente în care un brand, o companie sau o echipă își propun să transmită un mesaj, să apropie oamenii sau să creeze o experiență de care oamenii să își amintească. Iar rolul nostru este să facem ca acel obiectiv să prindă viață.

În industrie vorbim adesea despre evenimente interne și externe, lansări de produs, conferințe, petreceri pentru angajați sau activări de brand. În realitate, atunci când lucrezi zi de zi alături de clienți, toate aceste categorii trec în plan secund. Pentru fiecare companie, evenimentul pe care îl organizează în acel moment este important. Tocmai de aceea cred că fiecare proiect merită aceeași atenție la detalii, același nivel de implicare și aceeași preocupare pentru experiența pe care o oferă participanților, indiferent de buget, industrie sau amploare.

RECOMANDAREA NOASTRĂ:

Cum arată casa Andreei Raicu din centrul Capitalei. E o vilă imensă, cu terasă și mobilier din catifea

Unul dintre motivele pentru care cred că nu ai cum să te plafonezi în organizarea de evenimente este faptul că niciun proiect nu seamănă cu altul. Chiar și atunci când formatul este similar, oamenii, obiectivele și contextul sunt complet diferite. În ultimii ani am observat și o schimbare clară în modul în care companiile privesc evenimentele: nu mai caută doar o organizare impecabilă, ci experiențe care să reflecte cultura organizațională, valorile brandului și modul în care vor să fie percepute de angajați, parteneri sau consumatori. Evenimentele au devenit un instrument de comunicare în sine, iar fiecare detaliu contribuie la mesajul pe care compania îl transmite.

Tocmai de aceea, munca unei agenții merge mult dincolo de logistică. Din exterior se văd scena, luminile sau decorul. În spate, însă, sunt sute de decizii care influențează experiența participanților: alegerea locației, ritmul agendei, felul în care sunt construite momentele de interacțiune sau modul în care echipa reacționează atunci când apar situații neprevăzute.

RECOMANDAREA NOASTRĂ:

Cum arată casa lui Ruby. Apartamentul se întinde pe 3 etaje și are o panoramă unică asupra Bucureștiului

Am observat că granița dintre evenimentele de brand și cele corporate începe să se estompeze. Angajații au aceleași așteptări pe care le au și în calitate de consumatori: vor experiențe autentice, interactive și relevante. De aceea, tot mai multe companii preiau elemente specifice activărilor de brand și le integrează în evenimente interne, iar rezultatul este un nivel mult mai mare de implicare din partea participanților.

Bugetul rămâne, fără îndoială, unul dintre primele elemente de la care pornește construcția unui eveniment – stabilește limite, influențează alegerile și dictează, de multe ori, amploarea producției. Dar este doar punctul de plecare, nu măsura succesului. De fiecare dată, diferența a fost făcută de modul în care fiecare decizie a servit obiectivul evenimentului și experiența participanților.

Cred că adevărata provocare pentru o agenție nu este să organizeze cel mai spectaculos eveniment, ci să găsească cea mai potrivită soluție pentru bugetul pe care îl are la dispoziție, fără să compromită experiența participanților. La The M Works, această abordare ghidează modul în care construim fiecare proiect: creativitatea nu începe atunci când resursele sunt nelimitate, ci atunci când reușești să transformi constrângerile în idei care funcționează.

Privind spre a doua jumătate a lui 2026, este clar că tendințele actuale vor continua să influențeze modul în care companiile își construiesc evenimentele. În același timp, cred că 2027 va aduce și mai multe provocări. Așteptările publicului evoluează constant, apar formate noi, tehnologia schimbă modul în care interacționăm, iar ceea ce funcționează astăzi poate avea nevoie de o abordare complet diferită mâine. Tocmai această dinamică face diferența dintre coordonarea unui proiect și meseria de specialist BTL. Planificarea este esențială, însă adevărata valoare a unui profesionist se vede în capacitatea de a lua decizii rapide, de a se adapta și de a găsi soluții atunci când realitatea din teren nu mai urmează scenariul pregătit.

Există un lucru pe care îl înveți foarte repede în această industrie: niciun eveniment nu este perfect. Uneori, două secunde în care ceva nu funcționează par două ore pentru echipa din spatele evenimentului.

Poate că acesta este și motivul pentru care atât de mulți oameni rămân în BTL, în ciuda ritmului alert. Meseria te provoacă în fiecare zi și îți oferă foarte puține momente în care poți intra pe pilot automat. Din momentul în care primul invitat ajunge la eveniment și până când se sting luminile, fiecare decizie contează. Adrenalina nu este un scop în sine, ci energia care te ține prezentă, atentă și pregătită să reacționezi în orice moment.

La final, succesul unui eveniment nu înseamnă că nu au existat provocări. Înseamnă că echipa din spate le-a gestionat atât de bine, încât participanții au plecat acasă cu impresia că totul a decurs firesc.

The M Works (anterior cunoscută sub denumirea de McCannPR) este o agenție de comunicare full-service, afiliată la rețeaua internațională Weber Shandwick, cu activitate în România de peste 20 de ani.

Cel mai nou VIDEO